Kollaboratives Arbeiten: The New State Of The Art #KOLLABORATIV #TEAM
Heute sind Teams durch Ländergrenzen, verschiedene Zeitzonen und unterschiedliche Arbeitszeiten getrennt. Dies kann zu Herausforderungen führen, wenn es darum geht, gemeinsam an einer Aufgabe oder einem Projekt zu arbeiten. Das Ergebnis sind lange Wartezeiten, Fehler bei Versionierungen und fehlende oder missverständliche Kommunikation. Kollaboratives Arbeiten hilft, all dem vorzubeugen. Doch was ist kollaboratives Arbeiten eigentlich?
Unter kollaborativem Arbeiten versteht man das gemeinsame Arbeiten an einer Aufgabe, einem Kunden oder einem Projekt. Verschiedene Mitarbeiter:innen mit ihren eigenen Expertisen und Talenten verfolgen demnach ein gemeinsames Ziel und bringen darin ihr Know-how und ihre Fähigkeiten ein. Es entsteht eine kollektive Intelligenz, aus der geschöpft werden kann. Kollaboratives Arbeiten lässt sich aber auch im Speziellen als gleichzeitiges Arbeiten in einem Dokument, in einer Tabelle oder einer Präsentation beschreiben, die mit cloudbasierten Tools am besten gemanaged werden können.
Um effizient zum Ziel zu kommen, ist ehrliche und regelmäßige Kommunikation die Basis des kollaborativen Arbeitens. Alle Teammitglieder müssen über das gemeinsame Ziel, das Vorgehen, die Aufgaben und Timings informiert sein, um Verantwortung übernehmen zu können und auch über den eigenen Tellerrand hinauszusehen. Unterschiedlichste Tools unterstützen dabei unsere tägliche Arbeit und erleichtern das Miteinander auf Distanz. Hier sind Führungskräfte in der Verantwortung, entsprechende Tools zu integrieren. Allen Mitarbeiter:innen sollte klar sein, welches der folgenden Tools wann zum Einsatz kommen sollten, um effizient miteinander zu kommunizieren.
Im E-Mail-Postfach sollten beispielsweise nur interne Nachrichten landen, die nicht sofort beantwortet werden müssen und die nur für eine bestimmte Zeit wichtig sind. Auch Newsletter, oder Benachrichtigungen aus internen Foren und Plattformen sind hier richtig.
Video Calls sollten behandelt werden wie klassische Meetings auch. Zu beachten ist: Betrifft ein Punkt nicht alle Teilnehmer des Calls, sollte er in kleinerer Runde besprochen werden.
Hilfreich ist auch das Führen eines gemeinsamen Kalenders. Wird ein Meeting benötigt, genügt ein kurzer Blick, um gemeinsame Timeslots zu erkennen und Teilnehmer direkt zu Terminen einzuladen. Auch Zeiten, in denen Stillarbeiten geplant sind, sollten hier von den einzelnen Mitarbeiter:innen eingetragen werden, um Konzentrationsphasen nicht zu stören.
Für kurze Nachfragen eignen sich Chats und Messenger am besten, wie zum Beispiel Slack. Heute gibt es eine große Auswahl an DSGVO-konformen Tools, die sich für Kommunikation innerhalb von Unternehmen eignen. WhatsApp und ähnliches ist für Unternehmen hingegen ungeeignet.
Das Kernstück der kollaborativen Arbeiten ist eine cloudbasierte Dokumentenverwaltung. Für einige Menschen kann dies ungewohnt sein und ein Gefühl des “Beobachtet werdens” auslösen. Dieses Unbehagen ist jedoch unbegründet, denn Dokumente können zunächst alleine erstellt und bearbeitet werden, bevor sie mit anderen Teammitgliedern geteilt werden. In geteilten Dokumenten verschwinden Änderungen oder Löschungen auch nicht einfach, sondern werden markiert, so dass sie nachverfolgt und ggf. freigegeben werden können. Zudem wird der Austausch zu einzelnen Passagen erleichtert. Da in nur einem Dokument gearbeitet wird, kommt es nicht zu Versionierungsfehlern oder langen Wartezeiten.
Um Projekte effizient zu planen, zu dokumentieren und zu visualisieren, eignen sich Projektmanagement Tools. Alle Teammitglieder sehen darin alle Aufgaben und können je nach Kompetenz auch To-Dos von Kolleg:innen übernehmen. So werden Bottlenecks vermieden und das gemeinsame Ziel steht allen Teammitgliedern stets vor Augen.
Um internes Wissen zu bewahren, sollten Unternehmen auf Tools zum Wissensmanagement setzen. Hier ist Platz für Wikis, verabschiedete Workflows, Flyerdruckdateien, Kundendaten und andere Dokumente, die langfristig wichtig sind und allen Mitarbeiter:innen zugänglich sein sollten.
Feedback ist ein wichtiges Werkzeug, um langfristig bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Es sollte ehrlich und konstruktiv vorgetragen werden, so dass Änderungswünsche verständlich sind und auch Learnings für die Zukunft gezogen werden können. Auch für das Geben von Feedback gibt es Tools, die unseren Arbeitsalltag vereinfachen, wie z. B. Filestage. Auf einen Blick wird der Status einer Aufgabe ersichtlich, Ergebnisse können diskutiert und Verantwortlichkeiten verteilt werden.
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Quellen: